СИБУР при поддержке КРОК роботизировал внутренний документооборот для повышения скорости процессов и удобства сотрудников

03.12.2019 – Москва. – В СИБУРе роботизировали процессы документооборота и подготовки отчетности на базе платформы UiPath. Новое решение сотрудники ИТ внедряли совместно с ИТ-компанией КРОК. За прошедший месяц робот обработал более 1500 договорных документов. Ежедневно он проверяет до 250 договоров, что экономит 30 минут в день сотрудникам в чьи профессиональные обязанности входили эти задачи, и позволяет им переключаться на стратегические проекты.

Робот пока принял на себя две ключевые задачи по работе с документами: сверка и закрытие или продление договоров. Трек робота, который занимается закрытием\продлением договоров, состоит из следующих действий: если документ 180 дней находится в состоянии покоя, робот начинает выяснять причину. Он определяет учётную систему, обращается к ней, смотрит, закрыты ли обязательства по договору, если не закрыты, связывает с ответственным за документ сотрудником, отправляя ему письмо-напоминание.  Если обязательств по договору нет, то робот инициирует его закрытие.

Чтобы инициировать закрытие договорного документа, ранее сотрудник проделывал множество рутинных операций в различных информационных системах компании: находил нужный договор в системе документооборота, осуществлял проверку задолженности в SAP ERP или 1C, инициировал закрытие договорного документа. Каждая такая проверка занимала около 20 минут. Теперь это делает робот, а ответственные по договорным документам могут сосредоточиться на более творческих задачах. Также ИТ-эксперты СИБУРа и команда КРОК роботизировали ряд процессов в части создания и подготовки отчетности. Получив список компаний, по которым нужно создать отчет, робот регистрируется в системе SAP, собирает данные, проверяет, сохраняет и рассылает готовый документ. Если ранее несколько человек тратили на одну операцию 30 минут в день, то после внедрения нужен всего 1 сотрудник техподдержки, который в течение минуты проверит отсутствие ошибок в рассылке.

Проект по роботизации документооборота и составлению отчетности в СИБУРе прошел в несколько этапов. Специалисты обследовали инфраструктуру компании предприятия, для каждого процесса создали отдельного робота, который соответствует всем требованиям информационной безопасности компании, а затем провели обучение персонала.

«Большинство отечественных компаний начинают роботизацию именно c финансов и электронного документооборота.  Алгоритмы действий в этих направлениях прозрачны и робот с легкостью справляется с ними. К тому же, во многих случаях роботизация сокращает до 80% ресурсов на выполнение рутинных задач», – комментирует Феликс Скворцов, руководитель направления “Управление ИТ-процессами и инфраструктурой” ИТ-компании КРОК.

«Благодаря успешному проекту, мы решили не останавливаться на достигнутом и определили следующую волну процессов для автоматизации: формирование справок. Расчет отпускных и формирование ведомостей в банк, начисление суточных и оформление авансовых отчетов по командировкам, мониторинг поставок в учетной системе. К моменту старта работ мы уже сформировали команду и преступили к реализации внутренним ресурсом. Автоматизация процессов шла поэтапно, поэтому завершили план к сентябрю 2019 года. Так за август этого года, новые инструменты помогли провести 27 559 операций без привлечения новых людей. Специалисты, которые раньше занимались этими задачами, смогли переключиться на стратегические проекты», – отмечает Никита Мохов, ИТ-партнёр по направлению общекорпоративных сервисов и органов управления СИБУР.